POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de la aplicación FlasUp (en adelante, la "Aplicación") es:
2. CATEGORÍAS DE DATOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas para las siguientes finalidades y según las siguientes categorías de datos:
A. Datos de cuenta y registro
- Datos recabados: Nombre, apellidos, NIF/CIF, dirección de correo electrónico, número de teléfono y nombre de usuario.
- Finalidad: Gestionar el alta del usuario, autenticación, creación de cuenta y prestar los servicios contratados dentro de la Aplicación.
B. Datos de facturación, tickets y gestión contable
- Datos recabados: Datos fiscales, identificativos y financieros contenidos en los tickets, facturas de compra/venta y documentos contables cargados por los usuarios (emitidos o recibidos).
- Finalidad: Permitir la gestión, almacenamiento, organización y consulta de documentos contables entre los autónomos y sus gestores o asesores vinculados.
- Nota sobre datos de terceros: El usuario (autónomo) actúa como Responsable del Tratamiento respecto a los datos de terceros presentes en sus facturas y tickets. El titular de la Aplicación actúa en calidad de Encargado del Tratamiento respecto a dicha información.
C. Recepción y gestión de documentos vía WhatsApp
- Datos recabados: Número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp, metadatos del mensaje y archivos adjuntos (imágenes o PDF de tickets y facturas).
- Finalidad: Permitir al usuario enviar sus justificantes de gasto o facturas de forma automatizada e instantánea a través de la API de WhatsApp, procesándolos e integrándolos directamente en su perfil de la Aplicación mediante nuestro backend y el sistema de IA.
D. Soporte técnico y atención al usuario
- Datos recabados: Correos electrónicos de consulta, datos del perfil e historial de incidencias.
- Finalidad: Resolver incidencias técnicas, responder consultas, garantizar la seguridad de la plataforma y proporcionar asistencia.
3. PROCESAMIENTO MEDIANTE INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y OCR
Para facilitar el registro automatizado de documentos, la Aplicación ofrece la funcionalidad de lectura y extracción de datos mediante Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) e Inteligencia Artificial (IA).
- Flujo automatizado de recepción: Los archivos adjuntos subidos directamente desde la Aplicación o enviados por el usuario a través del canal oficial de WhatsApp son capturados automáticamente por el backend y reenviados a la API para su lectura.
- Servicio principal (Google AI Studio / Google Gemini): Las imágenes o archivos PDF se envían mediante la API del servicio Google AI Studio (Google LLC) para la extracción estructurada de texto. Este tratamiento se realiza bajo las condiciones aplicables al Espacio Económico Europeo (EEE) para servicios profesionales, garantizando que ni Google ni sus modelos utilizan dichas imágenes o datos extraídos para el entrenamiento de sus algoritmos de IA.
- Procesamiento en contingencia: En caso de indisponibilidad temporal de la API externa, la lectura OCR podrá ejecutarse internamente en la propia infraestructura de servidores locales.
- Límites de acceso de la IA: La Inteligencia Artificial actúa exclusivamente como un módulo de lectura intermedio a través de comunicación API. En ningún caso la IA tiene acceso directo a la base de datos de la Aplicación, ni toma decisiones automatizadas que generen efectos jurídicos para el usuario.
4. BASE LEGITIMADORA DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de sus datos se realiza con las siguientes bases legales:
- Ejecución de un contrato: La gestión de la cuenta del usuario, la prestación del servicio de gestión de tickets y el acceso a la plataforma se basan en la relación contractual aceptada al registrarse en la Aplicación.
- Consentimiento y uso voluntario de canales: El envío de tickets y facturas a través de WhatsApp es plenamente voluntario. Al utilizar dicho canal, el usuario consiente de forma expresa el tratamiento automatizado del mensaje y sus adjuntos para la prestación del servicio.
- Cumplimiento de obligaciones legales: La conservación de datos fiscales, contables y de facturación se realiza en cumplimiento de la normativa tributaria y mercantil aplicable en España.
- Interés legítimo: La atención al cliente, el mantenimiento de la seguridad de la plataforma y la resolución de incidencias técnicas.
5. VINCULACIÓN ENTRE AUTÓNOMOS Y GESTORES
La Aplicación permite interconectar perfiles de autónomos y gestores/asesores:
- Alta o vinculación iniciada por el autónomo: El autónomo puede enviar una invitación por correo electrónico a su gestor. Una vez registrado el gestor mediante el formulario específico, ambas cuentas quedarán vinculadas.
- Alta o vinculación iniciada por el gestor: El gestor puede solicitar el alta o la vinculación con el autónomo.
- Acceso a la información: La vinculación autoriza explícitamente al gestor a acceder a los tickets, facturas e información fiscal del autónomo exclusivamente para fines de asesoramiento y gestión contable. El autónomo puede gestionar o revocar estos accesos desde los ajustes de la plataforma.
6. DESTINATARIOS Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los datos no se cederán a terceros, salvo obligación legal o cuando sea imprescindible para prestar el servicio mediante los siguientes encargados o subencargados del tratamiento:
- Infraestructura y red: OVH Hispano SL / OVH Groupe SAS (servidores VPS situados en Alemania utilizados para la creación de túneles de comunicación seguros). Los datos no se almacenan de manera persistente en estos VPS.
- Procesamiento de IA / OCR: Google Ireland Limited / Google LLC (a través de la API de Google AI Studio / Gemini para el procesamiento de imágenes/PDFs).
- Mensajería instantánea y API de WhatsApp: Meta Platforms Ireland Limited. Utilizado para la recepción automatizada de facturas y tickets. El tratamiento se ampara en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea o en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
- Almacenamiento de datos: Servidores locales ubicados en España bajo la administración directa del Responsable del Tratamiento.
- Servidores de correo: Servidores de correo propios configurados en la infraestructura VPS (OVH), utilizados para el envío de notificaciones del sistema y soporte.
7. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
- Datos de cuenta: Se conservarán mientras el usuario mantenga su cuenta activa en la Aplicación.
- Datos fiscales y facturas: De acuerdo con la Ley General Tributaria y el Código de Comercio español, los datos contenidos en facturas y documentos contables se conservarán debidamente bloqueados durante un periodo mínimo de 4 a 6 años tras la baja del usuario, a disposición de las administraciones públicas y órganos judiciales.
- Imágenes procesadas para OCR: Las imágenes enviadas a la API de lectura se procesan en tiempo real y no se almacenan en el servicio externo tras la extracción de datos.
8. DERECHOS DE LOS USUARIOS
Como titular de los datos, tiene derecho a:
- Acceder a sus datos personales.
- Solicitar la rectificación de los datos inexactos.
- Solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
- Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos.
- Oponerse al tratamiento de sus datos.
- Solicitar la portabilidad de sus datos en un formato estructurado y de uso común.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede enviar una solicitud por escrito adjuntando copia de su DNI o documento equivalente a las siguientes direcciones de correo electrónico: rgpd@flasup.com o felipejose.dasilva@outlook.es.
Asimismo, si considera que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a través de su sitio web oficial (www.aepd.es).
POLÍTICA DE PRIVACITAT I PROTECCIÓ DE DADES
1. RESPONSABLE DEL TRACTAMENT
El responsable del tractament de les dades personals recollides a través de l'aplicació FlasUp (d'ara endavant, l' "Aplicació") és:
2. CATEGORIES DE DADES I FINALITATS DEL TRACTAMENT
Tractem la informació que ens faciliten les persones interessades per a les següents finalitats i segons les següents categories de dades:
A. Dades de compte i registre
- Dades recollides: Nom, cognoms, NIF/CIF, adreça de correu electrònic, número de telèfon i nom d'usuari.
- Finalitat: Gestionar l'alta de l'usuari, autenticació, creació de compte i prestar els serveis contractats dins de l'Aplicació.
B. Dades de facturació, tiquets i gestió comptable
- Dades recollides: Dades fiscals, identificatives i financeres contingudes en els tiquets, factures de compra/venda i documents comptables carregats pels usuaris (emesos o rebuts).
- Finalitat: Permetre la gestió, emmagatzematge, organització i consulta de documents comptables entre els autònoms i els seus gestors o assessors vinculats.
- Nota sobre dades de tercers: L'usuari (autònom) actua com a Responsable del Tractament respecte a les dades de tercers presents a les seves factures i tiquets. El titular de l'Aplicació actua en qualitat d'Encarregat del Tractament respecte a aquesta informació.
C. Recepció i gestió de documents via WhatsApp
- Dades recollides: Número de telèfon, nom de perfil de WhatsApp, metadades del missatge i arxius adjunts (imatges o PDF de tiquets i factures).
- Finalitat: Permetre a l'usuari enviar els seus justificants de despesa o factures de forma automatitzada i instantània a través de l'API de WhatsApp, processant-los i integrant-los directament al seu perfil de l'Aplicació mitjançant el nostre backend i el sistema d'IA.
D. Suport tècnic i atenció a l'usuari
- Dades recollides: Correus electrònics de consulta, dades del perfil i historial d'incidències.
- Finalitat: Resoldre incidències tècniques, respondre consultes, garantir la seguretat de la plataforma i proporcionar assistència.
3. PROCESSAMENT MITJANÇANT INTEL·LIGÈNCIA ARTIFICIAL I OCR
Per facilitar el registre automatitzat de documents, l'Aplicació ofereix la funcionalitat de lectura i extracció de dades mitjançant Reconeixement Òptic de Caràcters (OCR) i Intel·ligència Artificial (IA).
- Flux automatitzat de recepció: Els arxius adjunts pujats directament des de l'Aplicació o enviats per l'usuari a través del canal oficial de WhatsApp són capturats automàticament pel backend i reenviats a l'API per a la seva lectura.
- Servei principal (Google AI Studio / Google Gemini): Les imatges o arxius PDF s'envien mitjançant l'API del servei Google AI Studio (Google LLC) per a l'extracció estructurada de text. Aquest tractament es realitza sota les condicions aplicables a l'Espai Econòmic Europeu (EEE) per a serveis professionals, garantint que ni Google ni els seus models utilitzen aquestes imatges o dades extretes per a l'entrenament dels seus algorismes d'IA.
- Processament en contingència: En cas d'indisponibilitat temporal de l'API externa, la lectura OCR es podrà executar internament a la pròpia infraestructura de servidors locals.
- Límits d'accés de la IA: La Intel·ligència Artificial actua exclusivament com un mòdul de lectura intermedi a través de comunicació API. En cap cas la IA té accés directe a la base de dades de l'Aplicació, ni pren decisions automatisedes que generin efectes jurídics per a l'usuari.
4. BASE LEGITIMADORA DEL TRACTAMENT
El tractament de les seves dades es realitza amb les següents bases legals:
- Execució d'un contracte: La gestió del compte de l'usuari, la prestació del servei de gestió de tiquets i l'accés a la plataforma es basen en la relació contractual acceptada en registrar-se a l'Aplicació.
- Consentiment i ús voluntari de canals: L'enviament de tiquets i factures a través de WhatsApp és plenament voluntari. En utilitzar aquest canal, l'usuari consenteix de forma expressa el tractament automatitzat del missatge i els seus adjunts per a la prestació del servei.
- Compliment d'obligacions legals: La conservació de dades fiscals, comptables i de facturació es realitza en compliment de la normativa tributària i mercantil aplicable a Espanya.
- Interès legítim: L'atenció al client, el manteniment de la seguretat de la plataforma i la resolució d'incidències tècniques.
5. VINCULACIÓ ENTRE AUTÒNOMS I GESTORS
L'Aplicació permet interconnectar perfils d'autònoms i gestors/assessors:
- Alta o vinculació iniciada per l'autònom: L'autònom pot enviar una invitació per correu electrònic al seu gestor. Un cop registrat el gestor mitjançant el formulari específic, ambdós comptes quedaran vinculats.
- Alta o vinculació iniciada pel gestor: El gestor pot sol·licitar l'alta o la vinculació amb l'autònom.
- Accés a la informació: La vinculació autoritza explícitament el gestor a accedir als tiquets, factures i informació fiscal de l'autònom exclusivament per a finalitats d'assessorament i gestió comptable. L'autònom pot gestionar o revocar aquests accessos des dels ajustos de la plataforma.
6. DESTINATARIS I ENCARREGATS DEL TRACTAMENT
Les dades no es cediran a tercers, tret d'obligació legal o quan sigui imprescindible per prestar el servei mitjançant els següents encarregats o subencarregats del tractament:
- Infraestructura i xarxa: OVH Hispano SL / OVH Groupe SAS (servidors VPS situats a Alemanya utilitzats per a la creació de túnels de comunicació segurs). Les dades no s'emmagatzemen de manera persistent en aquests VPS.
- Processament d'IA / OCR: Google Ireland Limited / Google LLC (a través de la API de Google AI Studio / Gemini per al processament d'imatges/PDFs).
- Missatgeria instantània i API de WhatsApp: Meta Platforms Ireland Limited. Utilitzat per a la recepció automatitzada de factures i tiquets. El tractament s'empara en les Clàusules Contractuals Tipus de la Comissió Europea o en el Marc de Privacitat de Dades UE-EUA.
- Emmagatzematge de dades: Servidors locals ubicats a Espanya sota l'administració directa del Responsable del Tractament.
- Servidors de correu: Servidors de correu propis configurats en la infraestructura VPS (OVH), utilitzats per a l'enviament de notificacions del sistema i suport.
7. TERMINI DE CONSERVACIÓ DE LES DADES
- Dades de compte: Es conservaran mentre l'usuari mantingui el seu compte actiu a l'Aplicació.
- Dades fiscals i factures: D'acord amb la Llei General Tributaria i el Codi de Comerç espanyol, les dades contingudes en factures i documents comptables es conservaran degudament bloquejades durant un període mínim de 4 a 6 anys després de la baixa de l'usuari, a disposició de les administracions públiques i òrgans judicials.
- Imatges processades per a OCR: Les imatges enviades a l'API de lectura es processen en temps real i no s'emmagatzemen al servei extern després de l'extracció de dades.
8. DRETS DELS USUARIS
Com a titular de les dades, té dret a:
- Accedir a les seves dades personals.
- Sol·licitar la rectificació de les dades inexactes.
- Sol·licitar la seva supressió quan les dades ja no siguin necessàries per a les finalitats per a les quals van ser recollides.
- Sol·licitar la limitació del tractament de les seves dades.
- Oposar-se al tractament de les seves dades.
- Sol·licitar la portabilitat de les seves dades en un format estructurat i d'ús comú.
Per exercir qualsevol d'aquests drets, pot enviar una sol·licitud per escrit adjuntant una còpia del seu DNI o document equivalent a les següents adreces de correu electrònic: rgpd@flasup.com o felipejose.dasilva@outlook.es.
Així mateix, si considera que els seus drets no han estat atesos adequadament, té dret a presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) a través del seu lloc web oficial (www.aepd.es).
PRIVACY AND DATA PROTECTION POLICY
1. DATA CONTROLLER
The controller of the personal data collected through the FlasUp application (hereinafter, the "Application") is:
2. CATEGORIES OF DATA AND PURPOSES OF THE PROCESSING
We process the information provided by the data subjects for the following purposes and according to the following categories of data:
A. Account and registration data
- Collected data: First name, last name, NIF/CIF, email address, phone number, and username.
- Purpose: To manage user registration, authentication, account creation, and to provide the services contracted within the Application.
B. Billing, receipt, and accounting management data
- Collected data: Tax, identification, and financial data contained in the receipts, purchase/sales invoices, and accounting documents uploaded by users (either issued or received).
- Purpose: To allow the management, storage, organization, and consultation of accounting documents between freelancers and their linked managers or advisors.
- Note on third-party data: The user (freelancer) acts as the Data Controller regarding the third-party data present in their invoices and receipts. The Application owner acts as the Data Processor regarding this information.
C. Reception and management of documents via WhatsApp
- Collected data: Phone number, WhatsApp profile name, message metadata, and attachments (images or PDF files of receipts and invoices).
- Purpose: To allow users to send their proof of expenses or invoices automatically and instantly through the WhatsApp API, processing and integrating them directly into their Application profile via our backend and AI system.
D. Technical support and customer care
- Collected data: Support emails, profile details, and history of incidents.
- Purpose: To resolve technical incidents, answer inquiries, ensure platform security, and provide assistance.
3. PROCESSING BY ARTIFICIAL INTELLIGENCE AND OCR
To facilitate the automated registration of documents, the Application offers the functionality of reading and extracting data through Optical Character Recognition (OCR) and Artificial Intelligence (AI).
- Automated reception flow: Attachments uploaded directly from the Application or sent by the user through the official WhatsApp channel are automatically captured by the backend and forwarded to the API for reading.
- Main service (Google AI Studio / Google Gemini): Images or PDF files are sent via the Google AI Studio service API (Google LLC) for structured text extraction. This processing is carried out under the terms applicable to the European Economic Area (EEA) for professional services, guaranteeing that neither Google nor its models use these images or extracted data to train their AI algorithms.
- Contingency processing: In case of temporary unavailability of the external API, OCR reading may be executed internally in our own local server infrastructure.
- AI access limits: Artificial Intelligence acts exclusively as an intermediate reading module via API communication. Under no circumstances does the AI have direct access to the Application database, nor does it make automated decisions that generate legal effects for the user.
4. LAWFUL BASIS FOR PROCESSING
The processing of your data is carried out under the following legal bases:
- Performance of a contract: Account management, receipt management, and platform access are based on the contractual relationship accepted when registering in the Application.
- Consent and voluntary use of channels: Sending receipts and invoices via WhatsApp is completely voluntary. By using this channel, the user explicitly consents to the automated processing of the message and its attachments to perform the service.
- Compliance with legal obligations: Retention of tax, accounting, and billing data is done in compliance with tax and commercial regulations applicable in Spain.
- Legitimate interest: Customer service, maintaining platform security, and resolving technical issues.
5. LINKING BETWEEN FREELANCERS AND MANAGERS
The Application allows interconnecting profiles of freelancers and managers/advisors:
- Linking initiated by the freelancer: The freelancer can send an email invitation to their manager. Once the manager registers through the specific form, both accounts will be linked.
- Linking initiated by the manager: The manager can request registration or linking with the freelancer.
- Access to information: Linking explicitly authorizes the manager to access the freelancer's receipts, invoices, and tax information solely for advisory and accounting management purposes. The freelancer can manage or revoke these permissions from the platform settings.
6. RECIPIENTS AND DATA PROCESSORS
Data will not be transferred to third parties, except under legal obligation or when essential to provide the service through the following processors or subprocessors:
- Infrastructure and network: OVH Hispano SL / OVH Groupe SAS (VPS servers located in Germany used to create secure communication tunnels). Data is not persistently stored on these VPS.
- AI / OCR Processing: Google Ireland Limited / Google LLC (via Google AI Studio / Gemini API for processing images/PDFs).
- Instant messaging and WhatsApp API: Meta Platforms Ireland Limited. Used for automated receipt and invoice reception. Processing is covered by the European Commission's Standard Contractual Clauses or the EU-US Data Privacy Framework.
- Data storage: Local servers located in Spain under the direct administration of the Data Controller.
- Email servers: Own email servers configured on the VPS infrastructure (OVH), used for sending system notifications and support.
7. DATA RETENTION PERIOD
- Account data: Retained as long as the user keeps their account active in the Application.
- Tax data and invoices: In accordance with the Spanish General Tax Law and Commercial Code, the data contained in invoices and accounting documents will be kept blocked for a minimum period of 4 to 6 years after the user unsubscribes, available to public administrations and judicial bodies.
- Images processed for OCR: Images sent to the reading API are processed in real time and are not stored in the external service after data extraction.
8. RIGHTS OF THE USERS
As the data subject, you have the right to:
- Access your personal data.
- Request the rectification of inaccurate data.
- Request their erasure when the data is no longer necessary for the purposes for which they were collected.
- Request the restriction of processing.
- Object to the processing of your data.
- Request the portability of your data in a structured, commonly used format.
To exercise any of these rights, you can send a written request attaching a copy of your ID or equivalent document to the following email addresses: rgpd@flasup.com or felipejose.dasilva@outlook.es.
Likewise, if you believe that your rights have not been properly addressed, you have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (AEPD) through its official website (www.aepd.es).
